Aquí te damos algunas razones para hacerlo
1. Acceso completo, siempre
Al migrar sus archivos a SharePoint, facilita que los empleados accedan a su contenido. Puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar, ya sea en casa, en la oficina o de camino a una reunión, y desde cualquier dispositivo. Esto es algo que los recursos compartidos de archivos regulares tienen problemas para hacer coincidir.
2. Músculos de búsqueda
Quizás una de las principales razones para incluir recursos compartidos de archivos en su migración de SharePoint es el poder de búsqueda para encontrar archivos.
Busque por nombre de documento o palabra clave y obtenga resultados relevantes en nanosegundos. Esto es algo digno de elogio y aplauso cuando se tiene en cuenta el gran volumen de contenido con el que nuestras empresas se ocupan todos los días.
3. Entrada y salida
A menudo, está trabajando en archivos y documentos en colaboración con varios colegas. Puede ser una molestia (o incluso imposible) saber quién está trabajando en el mismo documento que se le asignó, o quién necesita introducir algunos cambios de última hora antes de comenzar su tarea.
En SharePoint, puede desproteger un archivo para que otros no puedan acceder a él, lo que significa que todos saben quién tiene la última versión del documento. Esto ayuda a garantizar que no canibalicen los esfuerzos de los demás.
4. Historial de versiones y protección de copias de seguridad
Hablando de versiones, en SharePoint no es necesario crear varias versiones de un solo archivo y cambiarle el nombre cada vez.
En SharePoint, también puede aprovechar el historial de versiones, lo que significa que solo necesita trabajar en un archivo. Cuando edita y guarda un documento, la versión anterior aún se conserva, de forma invisible, y se puede acceder a ella con solo hacer clic en un botón si alguna vez necesita retroceder.
5. Una sola copia en un solo espacio
En SharePoint, almacena su documento en un solo lugar; los colegas llegan al documento en lugar de enviar el documento a todos lados.
Esto significa que ya no se realizarán copias de seguridad una y otra vez del mismo archivo en las bandejas de entrada de diferentes personas o en sus discos duros. La única versión está en el lugar correcto y eso proporciona una gran claridad para todo su equipo.
6. Todo con moderación
Puede elegir un líder de equipo, u otra persona, para administrar y moderar el contenido de cada biblioteca. De esa manera, se asegura de que solo aquellos con acceso puedan ver y trabajar en datos específicos de la empresa. Esto es importante en una era en la que el cumplimiento y la regulación son cada vez más importantes.
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