Es omnipresente: SharePoint juega un papel dominante en algunas de las empresas más grandes del mundo, lo que significa que muchos trabajadores lo utilizan como su intranet y experiencia para compartir documentos. Gracias a la propensión de la empresa a la agrupación, SharePoint se considera ahora un negocio de más de 2000 millones de dólares.
Es escalable: dado que muchos usuarios de SharePoint son clientes de MS Office, la plataforma puede crecer para manejar múltiples requisitos comerciales. Esto es particularmente cierto para los usuarios que usan SharePoint como parte de una suite de Office 365, donde el acceso a Exchange, clientes de Office y aplicaciones web también están disponibles en la nube.
Es personalizable: según la encuesta de Forrester Research, el 65% de todas las organizaciones que utilizan SharePoint agregan funcionalidad al software principal. Esta personalización es una situación de buenas / malas noticias. El ajuste necesario para cumplir con los requisitos organizacionales específicos crea la necesidad de capacitación y comunicación para lograr que los miembros del equipo adopten la administración de documentos de SharePoint.
Requiere mucho tiempo: puede llevar un tiempo poner en funcionamiento SharePoint, independientemente de que las organizaciones decidan contratar a uno de los muchos miles de expertos y consultores dedicados a la formación, el desarrollo y el soporte. Las organizaciones más grandes pueden tardar de tres a cinco años en implementar y adoptar SharePoint con éxito. En empresas medianas, de uno a dos años y para pequeñas operaciones de seis a ocho meses.
Es móvil: SharePoint ha sido compatible con dispositivos móviles de Microsoft a través de Office 365 durante algunos años, pero ahora tiene una aplicación móvil para iOS, Android y Windows 10.
¿Cuáles son algunas de las cualidades que no tiene la administración de documentos de SharePoint?
No es elegante: la cantidad de funciones que ofrece SharePoint puede hacer que su uso, comprensión y navegación sea abrumador, lo que hace que la capacitación y la comunicación para fomentar la adopción sean una necesidad. El rendimiento (particularmente en las versiones de servidor más antiguas) ha sido notoriamente lento.
No es la experiencia de usuario más agradable: los usuarios se han acostumbrado a las tecnologías personalizadas. Esta diferencia entre la tecnología amigable para el consumidor y SharePoint puede generar frustración y (a veces) desagrado por parte de los usuarios.
No es rápido (lo suficiente): «Lento» ha sido una queja común de los clientes de SharePoint. La versión 2016 ha mejorado la función de búsqueda para ofrecer resultados más rápidamente, y hay nuevas formas de crear sitios y colecciones de sitios más rápidamente, pero aún es un trabajo en progreso.
No es de vanguardia: aunque hay actualizaciones casi cada dos años para mejorar las características y la funcionalidad, Microsoft a menudo parece estar poniéndose al día en lugar de liderar la innovación.
Sus controles de acceso pueden tener problemas: uno de los principales desafíos es que no existe una forma centralizada de controlar el acceso a la infraestructura de administración de documentos.
Si bien SharePoint tiene capacidades poderosas y puede ser una buena solución para empresas a gran escala que ya dependen de Microsoft, existen alternativas de SharePoint que se ajustan a la factura de las empresas que desean una respuesta llave en mano para la colaboración y la gestión de documentos.
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