¿Tu SharePoint no cumple las expectativas que tenías al implementarlo?
¿Tus equipos siguen usando correos, carpetas compartidas o herramientas externas así tengan una solución moderna como SharePoint?
Esto le ocurre a más organizaciones de las que imaginas. Porque la mayoría de las implementaciones fallidas de SharePoint no se deben a una mala herramienta, sino a errores estratégicos y operativos durante el proceso de despliegue. Desde estructuras mal diseñadas, falta de formación al equipo o flujos que no se aprovechan, hasta problemas con los permisos o el gobierno de la información.
1. Falta de planificación y objetivos
Error: Instalar sin estrategia ni meta clara.
Solución: Definir casos de uso, KPIs, roles y responsables.
Ejemplo: Cliente que triplicó adopción al definir okrs precisos.
2. Estructuras heredadas: “folder overload”
Error: Migrar carpetas profundas sin adaptación.
Solución: Diseñar taxonomía basada en metadatos.
Tips: Columnas personalizadas, metadata navigation.
Referencias: Principios expuestos en Codesigned Surfer SEOSingle Grain+3CodeSigned+3Tech Efficiency Solutions+3SlideShare.
3. No entrenar a los usuarios
Error: Subestimar curva de aprendizaje → baja adopción.
Solución: Formación continua y práctica para diferentes perfiles.
Recomendación: Formato blended.
4. Permisos erróneos o inconsistentes
Error: Todos acceden a todo o falta control granular.
Solución: Definir roles, grupos, permisos por nivel.
Resultado: Mayor seguridad y menos incidencias.
5. Ignorar gobernanza y mantenimiento
Error: No tener políticas de contenido, retención, versiones.
Solución: Crear plan de gobernanza con revisiones periódicas.
Referencias: 5 errores en gobernanza.
6. Subutilizar automatización
Error: No usar flujos pese a su disponibilidad.
Solución: Potenciar Power Automate y Power Apps para automatizar procesos.
Ejemplo: Integración de flujos de firma documental.
7. Descuidar el SEO en SharePoint
Error: URLs difíciles, falta de metadatos, no indexaciones.
Solución: Crear URLs amigables, usar meta tags, sitemap.
Referencias: buenas prácticas SEO en SharePoint .
Buenas prácticas de implementación (checklist)
- Auditoría previa → objetivos → taxonomía
- Piloto → feedback → ajuste
- Formación continua
- Gobernanza y revisiones
- Métricas → seguimiento de uso y publicidad
Beneficios de hacerlo bien
- Mayor adopción de la plataforma
- Procesos más rápidos y menos errores
- Mejora de seguridad, cumplimiento normativo
ROI visible en menos de un año