SharePoint ofrece varias opciones para crear una intranet corporativa rápidamente y sin la necesidad de un código complicado o personalización. La versión en línea de la herramienta también le permite crear sitios que se adaptan a cualquier dispositivo y pantalla. Con SharePoint Online es posible crear sitios personalizados con elementos corporativos y que cumplan con los requisitos del negocio.
Pero el paso previo a la creación es la planificación inteligente. Tanto si ya tienes una intranet como si tienes que empezar de cero, es importante revisar las necesidades de cada sitio y departamento y tener una idea clara de antemano con objetivos definidos. ¡Veamos algunos de los puntos clave a la hora de planificar su intranet!
¿Ya trabajas con una intranet o partes de cero?
Si ya tienes una intranet conviene analizarla y hacer un inventario de tus sitios actuales. En la mayoría de los casos, la mejor opción es crear los sitios desde cero en lugar de migrarlos. Por lo tanto, es importante evaluar cada sitio existente, su utilidad y si cumple con sus objetivos.
Si no tienes una intranet, debes determinar las necesidades de tu negocio que deben cubrirse con los sitios y qué requisitos existirán.
Identifica escenarios comerciales y establece prioridades
Entonces es importante hablar con los propietarios de cada sitio para definir cómo debería ser la intranet ideal. Juntos deberían tener respuestas a los siguientes puntos:
- Qué funciones pueden realizar los usuarios de la intranet.
- Qué herramientas y metodología se utilizará.
- ¿Cómo sabrán los usuarios que han tenido éxito?
De esta forma, se pueden plantear varios escenarios y se pueden establecer criterios de prioridad. Para priorizar unos escenarios frente a otros, se deben analizar las siguientes cuestiones:
- ¿Puedes crear un prototipo rápido?
- ¿Hay un creador comprometido?
- ¿Existe una audiencia específica?
Elige un escenario
Una vez definidos y clasificados los escenarios con criterios de priorización, se debe elegir un escenario. Por ejemplo, un buen punto de partida es un escenario que tiene un alto impacto pero con un nivel mínimo de personalización. En este punto, eliges con qué solución empezar.
Crea un diseño o una sesión informativa
Una vez elegida la solución, se establece un equipo para trabajar en colaboración con los líderes en esa área. De esta forma se definen los objetivos reales y su grado de consecución. Además, se define el perfil de los usuarios del sitio y sus necesidades y objetivos. Para este punto es necesario tener en cuenta lo siguiente
- ¿Quiénes son los usuarios del sitio?
- ¿Cuáles son tus metas?
- ¿Cómo realizan su trabajo a diario?
- ¿Qué sistemas y herramientas utilizas?
- ¿Quién dirigirá la transición al nuevo sitio o solución?
Elija los componentes de la solución
SharePoint ofrece diferentes componentes básicos para intranets:
Sitio de comunicación: para compartir noticias e información a través de plantillas y elementos web.
Principal: para crear páginas de inicio visuales.
Concentradores: para organizar sitios y equipos, buscar y gestionar contenido
Noticias: un elemento web para publicar historias, anuncios, noticias y actualizaciones con posibilidad de incorporar gráficos y formatos ricos.
Yammer: para conectarse con otros miembros del equipo más allá de su propio proyecto o departamento.
Formularios: para crear cuestionarios, encuestas y registros personalizados.
Uso de: transmisión para reuniones, eventos y capacitaciones en vivo y bajo demanda
Elija los componentes necesarios para crear el primer sitio de su intranet.
Implementación de la prueba piloto
Cuando el primer prototipo ha evolucionado, se puede compartir con un grupo piloto o con toda la organización. A medida que avanza el proyecto, se analizan diferentes métricas para comprobar el éxito del sitio de SharePoint.
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